CAPITULO I

1.  GENERALIDADES

SUPERSERVICIOS DEL ORIENTE DEL VALLE S.A., que en adelante se llamará SuperServicios del Oriente S.A, en cumplimiento de lo dispuesto por la ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, artículo 15 y 20 de la constitución política, la Sentencia C-748 de 2011 y la Circular 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio que regula la protección de datos personales y establecen las garantías legales que se deben cumplir en Colombia para el debido tratamiento de dicha información, se realiza la siguiente política para el tratamiento de datos personales dentro de la organización.

Los datos de SuperServicios del Oriente S.A., son:

NIT 815.000.677-2

Domicilio principal: Calle 30 # 30 – 03. Palmira – Valle

Línea de atención: 2688100

Correo electrónico tratamiento de datos: tratamientodedatos@ganepalmira.com.co

Página Web www.ganepalmira.com.co

1.1  ALCANCE DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La presente política de tratamiento de datos personales está dirigida a clientes, proveedores, empleados, personas naturales y jurídicas con algún vínculo con SUPERSERVICIOS DE ORIENTE S.A.

1.2  OBJETIVO DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El objetivo de la política de tratamiento de datos personales es dar a conocer a los titulares de la información, el tratamiento, uso y finalidad que se da a la información personal que nos proporcionan y que reposa en SuperServicios del Oriente S.A. y los derechos que tienen los titulares de la información.

CAPITULO II

2.  TRATAMIENTO DE LOS DATOS

2.1  RECOLECCIÓN

SuperServicios del Oriente S.A., previo a la recolección de datos del Titular de la información para su posterior tratamiento, solicitará la autorización expresa del Titular de forma libre e informada, dando a conocer los derechos que le asisten.

La autorización se almacenará de forma que permita su posterior consulta.

2.2  ALMACENAMIENTO

SuperServicios del Oriente S.A., almacenará la información en medios físicos o magnéticos, permanecerán bajo custodia con el objetivo de evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información recolectada. Se adoptarán las medidas de seguridad físicas y lógicas necesarias. De igual forma acatará las instrucciones de los entes reguladores.

2.3  CONSERVACIÓN DE LOS DATOS

La conservación de los datos de carácter personal finaliza cuando dejan de ser necesarios o pertinentes para la finalidad que se obtuvieron, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate ya los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del Tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, se procederá a la supresión de los datos personales.

No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

2.4  SUPRESIÓN DE DATOS

El Titular tiene derecho en cualquier momento solicitar a SuperServicios del Oriente S.A., la supresión de sus datos personales cuando:

2013. Considere que sus datos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

1. Dejen de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.

1. Supere el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

La solicitud de supresión de la información y revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

Si vencido el término legal respectivo, el Responsable de la información no elimina los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o supresión de los datos personales.

Los tiempos dispuestos para analizar la situación radicada para la supresión de datos (reclamo) se encuentran en el numeral 6.2 de la presente política.

CAPITULO III

3. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

3.1  FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

Los datos personales que se obtienen del Titular de la Información por parte de SuperServicios del Oriente S.A., serán objeto de tratamiento. Las bases de datos cuentan con las medidas de seguridad necesarias para la conservación adecuada de los datos personales para llevar a cabo las siguientes finalidades:

3.1.1    CLIENTES GANADORES DE PREMIOS

La finalidad del tratamiento de la información del titular de la misma se rige por el acuerdo 097 de 2014, modificado por el acuerdo 237 del 2015 del Consejo Nacional de Juegos de Suerte y Azar en el que se establece el desarrollo y la adopción de sistemas para la prevención, control y reportes de actividades sospechosas de lavado de activos y financiación del terrorismo y la ley 1266 de 2008, con la que garantizamos la veracidad de la información de nuestros clientes.

3.1.2    CLIENTES DE MERCADEO Y GANADORES DE PROMOCIONALES

La finalidad del tratamiento de la información, es enviar por diferentes canales de comunicación la entrega de los premios promocionales a sus respectivos ganadores, la información comercial y publicitaria de los productos y servicios que ofrece SúperServicios del Oriente S.A, así como el mejoramiento de la calidad del servicio.

3.1.3    CLIENTES SOAT A CRÉDITO Y DE CONTADO

La finalidad del tratamiento de la informaciónpara clientes de SOAT a crédito y de contado es informar la fecha de vencimiento del SOAT y ofrecer la renovación del SOAT. Además para clientes de SOAT a crédito es realizar el estudio de la capacidad de endeudamiento con el objetivo deaprobar y otorgar el crédito para la adquisición del SOAT.

3.1.4    PROVEEDORES

Nuestros proveedores están conformados por contratistas, arrendatarios y personas naturales y jurídicas que ofrecen, prestan sus servicios o venden productos a SuperServicios del Oriente S.A. Los datos suministrados tienen como finalidad garantizar el correcto cumplimiento y ejecución de la relación contractual, que garantice y opere de acuerdo a la normatividad vigente o las normas que los modifiquen, reemplacen o sustituyan.

3.1.5    ALIADOS ESTRATÉGICOS

Nuestros aliados estratégicosy comerciales son empresas de servicios públicos, de servicios postales nacionales, de crédito, servicios bancarios, deservicios de recaudo y/o de pago, de seguros; con los cuales SuperServicios del Oriente S.A., tiene firmado contratos para ofrecer sus servicios a través de nuestra red comercial. La captura de la información es necesaria para ofrecer el servicio, por lo cual sólo se captura la información del cliente sin dejar registro en nuestra base de datos.

3.1.6    RECURSO HUMANO

El Tratamiento de los datos personales se realiza para diferentes tipos de finalidades, como son: la realización de entrevistas y procesos de selección, vinculación laboral, desempeño de funciones, pruebas de desempeño, terminación del contrato, pruebas de seguridad y salud en el trabajo, exámenes médicos de salud ocupacional, fotografías, registro de ingreso y salida biométrica y datos personales de su grupo familiar. Los datos suministrados de los hijos tienen como finalidad informar, realizar y entregar eventos, servicios o beneficiosorganizados por la empresa, el cual estará regido por la cláusula 3.3.1 tratamiento de datos de menores de edad.

3.1.7    COLOCADORES INDEPENDIENTES DE APUESTAS

El Tratamiento de los datos personales tiene como finalidad garantizar el correcto cumplimiento y ejecución de la relación contractual que garantice y opere de acuerdo a la normatividad vigente o las normas que los modifiquen, reemplacen o sustituyan. Superservicios del Oriente S.A., eventualmente solicitará los  datos personales de los hijos de colocadores independientes de apuestas, con la finalidad informar, realizar y entregar eventos, servicios o beneficios organizados por la empresa, el cual estará regido por la cláusula 3.3.1 tratamiento de datos de menores de edad.

3.1.8    ACCIONISTAS

El tratamiento de datos personales tiene como finalidad realizar reportes a las entidades de control, administrativas y/o gubernamentales que así lo requieran. También a terceros que en cumplimiento de la normatividad de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo lo soliciten; también tendrá la finalidad de informar, realizar y entregar eventos, servicios o beneficios organizados por la empresa.

3.1.9    PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SOLICITUDES

El tratamiento de datos personales tiene como finalidad atender las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias del cliente que solicita información o retroalimentación de los servicios que presta SuperServicios del Oriente S.A y encaminarnos hacia acciones de mejora.

3.1.10 CONTROL DE INGRESO DE VISITANTES

El tratamiento de datos personales tiene como finalidad identificar quienes están al interior de las instalaciones de SuperServicios del Oriente S.A., para dar acceso a las distintas áreas; además de controlar, monitorear y registrar la información histórica del ingreso de visitantes.

3.1.11 VIDEOVIGILANCIA

SuperServicios del Oriente S.A, utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de nuestras oficinas y puntos de atención. La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esa información puede ser empleada como prueba ante cualquier tipo de autoridad y organización.

SuperServicios del Oriente S.A, informa sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de videovigilancia.

• TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES

La transferencia de datos personales a terceros, solamente se realizará cuando exista un contrato de transferencia de datos entre del SuperServicios del Oriente S.A y aliados estratégicos, previa autorización del titular de los datos personales a tratar.

• TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

La transmisión de datos personales a terceros, solamente se realizará cuando exista un contrato de transmisión de datos entre SuperServicios del Oriente S.A y los aliados estratégicos como encargados, previa autorización del titular de los datos personales a tratar.

3.4  PROTECCIÓN A DATOS SENSIBLES

SUPERSERVICIOS DEL ORIENTE S.A. no tratará datos sensibles, excepto cuando:

1. El Titular haya dado su autorización informada, explícita y previa a dicho tratamiento, teniendo presente que no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles.

1. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

1. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.

1. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

1. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

Por disposición legal, la historia clínica ocupacional forma parte de la historia clínica general, por lo que le son aplicables las disposiciones que a esta le regulan y está sometida a reserva y sólo puede ser conocida con previa y expresa autorización del paciente.

Los datos incorporados en la historia clínica ocupacional tienen el carácter de sensibles por ser datos referentes a la salud de las personas, por tal motivo, al tratamiento de este tipo de datos que realice SuperServicios del Oriente S.A. le serán aplicables todos los principios aplicables relativos al tratamiento de información personal.

3.4.1    TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES DE EDAD

Superservicios del Oriente S.A. requerirá el tratamiento de datos personales de menores de edad, para el caso de los hijos de los empleados y colocadores independientes de Apuestas, con la finalidad informar, realizar y entregar eventos, servicios o beneficios organizados por la empresa. El tratamiento de datos personales estará autorizado porel representante legal del niño, niña o adolescente.

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidadcon lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente, otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Todo Responsable y Encargado involucrado en el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el presente Decreto.

La familia y la sociedad deben velar porque los Responsables y Encargados del Tratamiento de los datos personales de los menores de edad cumplan las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el presente decreto.

CAPITULO IV

4.  DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

Los derechos de los Titulares de los datos personales están contenidos en el artículo 8 de la ley 1581:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

2012. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.

1. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

1. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

1. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

1. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

1. Cuando se trate de datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

Los derechos de los Titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por las siguientes personas:

1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.

2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

4. Por estipulación a favor de otro o para otro.

CAPITULO V

5.  PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El área de auditoría en cabeza del Oficial de Protección de datos personales es la persona responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos que presenten los titulares de los datos personales en ejercicio de sus derechos de conocer, actualizar, rectificar, suprimir el dato y revocar la autorización.

CAPITULO VI

6.  PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS

SuperServicios del Oriente S.A., pone en conocimiento de los titulares de la información, el procedimiento para ejercer sus derechos.

El Titular de la información debe acreditar sus datos de identificación como nombres y apellidos, tipo y número de documento, dirección, teléfono y correo electrónico y deberá brindar la información necesaria para tramitar su solicitud, así como adjuntar los documentos que desea valer, soportar o probar dicha solicitud

De acuerdo con lo previsto en la legislación vigente, para el ejercicio de cualquiera de los derechos que le asisten como titular de los datos, podrá utilizar ante SuperServicios del Oriente S.A., cualquiera de los mecanismos que se establecen a continuación:

6.1  PARA CONSULTAS

Los titulares o apoderados podrán consultar la información personal del Titular que reposa en las bases de datos de SuperServicios del Oriente S.A., quien como responsable del tratamiento suministrará a los titulares o sus apoderados, toda la información que se encuentra contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta será formulada a través de los canales que para dicho efecto ha sido habilitado por SuperServicios del Oriente S.A, los cuales se describen en el numeral 6.3 de la presente política. En el caso del literal C. del numeral 6.3,las consultas radicadas en la oficina principal Calle 30 # 30 – 03 deberán hacerse por escrito, en el cual conste el tipo de consulta a realizar, dirección de notificación y fotocopia de los documentos que soporten su consulta, deberá radicarse ante el oficial de protección de datos, para lo cual deberá identificarse plenamente.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.2  PARA RECLAMOS

Los titulares o los apoderados que considere que la información que se encuentra contenida en las bases de datos de SuperServicios del Oriente S.A, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante SuperServicios del Oriente S.A, como Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida a SuperServicios del Oriente S.A, a través de los canales que para dicho efecto ha sido habilitado por SuperServicios del Oriente S.A, los cuales se describen en el numeral 6.3 de la presente política con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de notificación, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. En el caso del literal C. del numeral 6.3,los reclamos radicados en la oficina principal Calle 30 # 30 – 03 deberán hacerse por escrito en el cual se hará la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer,deberá radicarse ante el oficial de protección de datos, para lo cual deberá identificarse plenamente.

Se debe adjuntar fotocopia del documento de identificación del Titular de los datos.

Si el reclamo resulta incompleto, SuperServicios del Oriente S.A requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso que la persona quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

1. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

2. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en la cual se atenderá su reclamo, en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

La solitud de supresión de datos no se realizará en caso que el titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. En este caso SuperServicios del Oriente S.A., suspenderá la utilización del dato personal para desarrollar la finalidad autorizada.

6.3  CANALES HABILITADOS

1. Página web www.ganepalmira.com.co
2. Correo electrónico tratamientodedatos@ganepalmira.com.co
3. Oficina principal Calle 30 # 30 – 03 Palmira – Valle.

CAPITULO VII

7. DISPOSICIONES FINALES

• ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Los Encargados del tratamiento de datos personales deben realizar tratamiento de los mismos de acuerdo a lo establecido por El Responsable, en el marco de los servicios contratados y descrito en negociaciones, contratos, acuerdos, entre otros. Igualmente, no podrá utilizar la base de datos con un objeto diferente de prestar los servicios contratados, ni con finalidades distintas a las establecidas por El Responsable, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación a terceras personas, por último, se  obliga a cumplir con lo establecido en el régimen de protección de datos personales, específicamente en lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 884 de 2012 y la Circular 002 de 2015 y el contrato de transferencia de datos personales que ha suscrito con SuperServicios del Oriente S.A.

• MEDIDAS PERMANENTES

En el tratamiento de datos personales, SuperServicios del Oriente S.A. de manera permanente verificará sus procesos, protocolos, procedimientos y políticas de acuerdo a la legislación vigente y que salga periódicamente, en especial, con las autorizaciones para el tratamiento de datos personales de los clientes.

• CUMPLIMIENTO DE LOS PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

SuperServicios del Oriente S.A., garantiza los principios generales para el tratamiento de la información, en desarrollo de lo establecido en la ley 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013, los cuales son: de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad sobre los datos que reposan en las bases de datos que se encuentran en nuestra posesión.

7.4  ACTUALIZACIONES DE LA POLÍTICA

SuperServicios del Oriente S.A. se reserva el derecho de modificar los términos y condiciones delpresente documento “Política de Tratamiento de Datos personales” como partede nuestro esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen, modifiquen o deroguen lo contenido en este documento, con el fin de reflejarcualquier cambio en nuestras operaciones o funciones. En los casos que estoocurra, se anunciará y publicara el nuevo documento de: “Política deTratamiento de Datos Personales” a través de la páginaweb www.ganepalmira.com.co, para que los titulares conozcan la política y loscambios que se produzcan en ella.

7.5  FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

La presente política de tratamiento de datos personales entró en vigencia el 01 de octubre de 2016 y fue aprobada por la Junta Directiva el 14 de septiembre de 2016

7.6  PERIODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS

Las bases de datos personales estarán de manera permanente, por disposición legal, salvo los datos personales consignados en las bases de datos de clientes de mercadeo y ganadores de promocionales, clientes SOAT a crédito y de contado, cuyos datos se pueden suprimir en el momento que el titular del dato lo solicite. Los datos personales consignados en las bases de datos de peticiones, quejas, reclamos y solicitudes tendrán vigencia de un año, al igual que los datos personales consignados en las bases de datos de control de ingreso de visitantes y de videovigilancia.

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