Política del SARLAFT / FPADM

1. POLÍTICAS EN CONTRA DEL LA/FT/PFADM

Para la adecuada prevención del LAFT/FPADM, SUPERSERVICIOS DEL ORIENTE DEL VALLE S.A. ha adoptado metodologías y procedimientos propios y necesarios para el cumplimiento del Marco general SARLAFT/FPADM y de lo dispuesto para el cumplimiento oportuno e íntegro de los reportes que se deben remitir a la UIAF, mediante elementos y etapas diseñados para cumplir adecuadamente las normas sobre prevención del riesgo de LAFT/FPADM.

Todos los empleados de SUPERSERVICIOS DEL ORIENTE DEL VALLE S.A. deberán anteponer el cumplimiento de las normas determinadas en este Manual y en el Código de Conducta al logro de las metas comerciales y personales.

I. OBJETIVO

Las políticas y procedimientos descritos en el presente manual SARLAFT/FPADM tienen como objetivo identificar, medir, controlar, monitorear y minimizar los niveles de exposición al riesgo de LAFT/FPADM de SUPERSERVICIOS DEL ORIENTE DEL VALLE S.A. de ser utilizado por ganadores de premios para dar apariencia de legalidad a activos provenientes de actividades delictivas o para la canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas.

Las políticas y procedimientos aquí contenidos involucran a todos los que se encuentran vinculados directa o indirectamente.

II. CONDICIONES GENERALES

Es política de SUPERSERVICIOS DEL ORIENTE DEL VALLE S.A. establecer lineamientos para el proceso de vinculación de terceros y monitoreo de operaciones que por su perfil puedan exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LAFT/FPADM. Tales lineamientos serán definidos por la alta dirección en coordinación con el Oficial de Cumplimiento y de conformidad a los perfiles de riesgo y la metodología de Riesgo implementada.

SUPERSERVICIOS DEL ORIENTE DEL VALLE S.A., acorde con su dimensión, cuenta con una adecuada estructura organizacional, soportada por la Honorable Junta Directiva. El Oficial de Cumplimiento velará por mantener un adecuado y continuo programa de capacitación institucional a efectos de mantener activa la cultura de prevención del riesgo LAFT/FPADM, fortalecer la ética profesional y el compromiso personal orientado a obtener un adecuado Sistema de Administración de Riesgo.

III. CAPACITACIÓN

Todos los empleados recibirán instrucción y entrenamiento al momento de su vinculación y actualización por lo menos una vez en el año.

IV. DEBER DE RESERVA

El Oficial de Cumplimiento y suplente no dará a conocer las personas reportadas en operaciones sospechosas a la Unidad de Información y Análisis Financiero, guardando total reserva sobre dicha información. SUPERSERVICIOS DEL ORIENTE DEL VALLE S.A. entregará, con base en su cultura de la legalidad, irrestricto apoyo y colaboración eficiente con los Órganos de Control y las distintas autoridades a fin de suministrarles, de acuerdo con las formalidades legales, la información que requieren para el buen éxito de sus investigaciones.

V. POLÍTICAS ESPECÍFICAS DE CUMPLIMIENTO

Las siguientes políticas están dirigidas al cumplimiento de las normas:

• Identificar los ganadores de premios al momento de su cobro.
• Evitar establecer relación de negocios o de cualquier otro tipo, con personas naturales o jurídicas cuando luego de realizada la debida diligencia por la empresa se concluya que existen dudas fundadas sobre la legalidad de las operaciones, licitud u origen de sus recursos.
• Realizar consultas en listas restrictivas y de control antes de establecer o mantener relaciones contractuales y/o legales, de cualquier índole, apreciables en dinero, con personas vinculadas a las listas expedidas por el Consejo de Seguridad de Naciones Unidas, principalmente las tratadas en las Resoluciones 1267 de 1999; 1988 de 2011; 1373 de 2001; 1718 y 1737 de 2006; y 2178 de 2014; así como las listas que incluya la autoridad nacional en virtud de las facultades otorgadas al país por la Resolución 1373 de 2001, y aplicar los procedimientos establecidos para el reporte de estos casos a las autoridades competentes.
• Definir las responsabilidades, deberes y facultades de los distintos órganos de dirección y control de la empresa del operador.
• Diseñar un código de conducta de la empresa de conformidad con el numeral 2 del artículo 102 del Decreto número 663 de 1993 (EOSF) que establezca adicionalmente las acciones correctivas por incumplimiento a las normas relacionadas con el SARLAFT/FPADM.
• Colaborar con la administración de justicia, atendiendo de manera oportuna los requerimientos expresos de las autoridades competentes y auxiliándolas en la lucha contra los delitos de LA/FT/FPADM, de conformidad con el numeral 7 del artículo 95 de la Constitución Nacional.
• Conservar y reservar los documentos del SARLAFT/FPADM con las debidas medidas de control que garanticen seguridad y disposición de los mismos para el CNJSA, SNS, UIAF y las demás autoridades competentes.
• Realizar los reportes a la UIAF de la manera establecida en el artículo 18.1.4.3 del Acuerdo 574 del CNJSA y al CNJSA, en la forma, condiciones y términos que estas entidades dispongan.
• Presentar a la UIAF y al CNJSA, cuando así se requiera, la información completa de la composición accionaria de la empresa operadora o concesionaria.
• Todos los funcionarios y directivos, en especial aquellos que intervienen en la autorización, ejecución y revisión de las operaciones de SUPERSERVICIOS DEL ORIENTE DEL VALLE S.A., deberán conocer y aplicar a cabalidad los procedimientos establecidos en el SARLAFT/FPADM con el fin de garantizar su correcta aplicación, contribuyendo a la prevención tanto del lavado de activos como de la financiación del terrorismo y sus delitos subyacentes, protegiendo el buen nombre de la organización.
• El conocimiento de cualquier hecho o circunstancia que se considere como transgresor del contenido en el presente manual deberá ser reportado en forma inmediata al Oficial de Cumplimiento.
• El SARLAFT/FPADM, al generar información en forma oportuna para atender las demandas de información interna y de los órganos de control, tendrá un carácter prioritario en su operación y en la consolidación de la información que produce.
• La Junta Directiva, la Gerencia, el Oficial de Cumplimiento y demás funcionarios responderán por las obligaciones y responsabilidades que les sean aplicables en lo referente a la aplicación del SARLAFT/FPADM.
• Se observará la prudencia y secreto para con los asociados en lo referente a la información remitida a la UIAF sobre las operaciones que se consideren sospechosas.
• Los conflictos de intereses que puedan presentarse en el desarrollo del objeto social de SUPERSERVICIOS DEL ORIENTE DEL VALLE S.A. se tratarán de acuerdo con lo establecido en el presente manual, con miras a dar transparencia en las actuaciones de la empresa.
• Manejar la información de los funcionarios, proveedores o contratistas con la más estricta confidencialidad, siendo esta revelada a terceros únicamente como consecuencia de una regulación, de un estatuto, de un proceso legal apropiado o en el cumplimiento de las inspecciones o requerimientos de entidades de vigilancia y control debidamente autorizadas.
• Para la gestión del riesgo de LAFT/FPADM es indispensable el acatamiento de los mecanismos e instrumentos establecidos internamente por parte de los funcionarios que intervienen en la autorización, ejecución y revisión de las operaciones.
• Se debe anteponer la observancia de los principios éticos y el cumplimiento de las normas antes que el logro de las metas comerciales.
• Los empleados al momento de pagar un premio deberán identificar plenamente al ganador, realizar la consulta en bases de datos oficiales que permitan establecer la veracidad de dicho documento; para ello el ganador debe diligenciar al respaldo del formulario los datos personales establecidos en el Acuerdo 574 de 2021.
• Diseñar el código de conducta de SUPERSERVICIOS DEL ORIENTE DEL VALLE S.A. atendiendo lo dispuesto por el artículo 2° del artículo 102 del Decreto 663 de 1993, que establezca adicionalmente las acciones correctivas por incumplimiento a las normas relacionadas con el SARLAFT/FPADM.
• Todos los empleados recibirán instrucción y entrenamiento al momento de su vinculación y actualización por lo menos una vez en el año.
• El Oficial de Cumplimiento y suplente, en sus calidades e idoneidad, será el responsable del diseño e implementación del Sistema de Administración de LAFT/FPADM, obedeciendo estrictamente al enfoque basado en riesgos, cumpliendo con las competencias intelectuales, profesionales, pensamiento conceptual y analítico, experiencia, liderazgo y compromiso con el sistema.
• La dependencia de control interno o auditoría interna será la responsable de evaluar semestralmente la integridad, eficiencia y efectividad del Sistema de Administración del Riesgo de LA/FT/FPADM, presentando sus resultados al Órgano de Dirección.
• El revisor fiscal tendrá la responsabilidad de realizar veeduría y evaluar semestralmente, con base en el Acuerdo 574 de 2021, la efectividad de las políticas, procesos y procedimientos previstos en el manual SARLAFT/FPADM, reportando su resultado al Órgano de dirección.
• Remitir un informe consolidado a la Secretaría Técnica del CNJSA por parte del revisor fiscal, donde se evidencie el resultado de la certificación sobre el origen lícito de los fondos aportados para la constitución de SUPERSERVICIOS DEL ORIENTE DEL VALLE S.A.; el informe deberá actualizarse cada vez que se presente una inyección de capital o el ingreso de nuevos socios.
• El revisor fiscal deberá remitir los primeros diez (10) días hábiles del mes de julio y enero de cada año a la Secretaría Técnica del CNJSA, la certificación sobre la consulta que se realice acerca de los nombres de los socios en los listados de personas incluidas en las Resoluciones del Consejo de Seguridad de Naciones Unidas.
• El oficial de cumplimiento y suplente realizará los reportes a la UIAF en la fecha, forma y los montos establecidos en el Acuerdo 574 de 2021.
• SUPERSERVICIOS DEL ORIENTE DEL VALLE S.A. dispondrá de los recursos monetarios y tecnológicos para realizar capacitaciones a los funcionarios o empleados, contratistas, proveedores y órganos de administración o quien haga sus veces, las cuales serán soportadas documentalmente y para el correcto funcionamiento y cumplimiento de las disposiciones del Sistema de Administración de Riesgos LAFT/FPADM.
• En relación con la prevención y resolución de conflictos de interés, SUPERSERVICIOS DEL ORIENTE DEL VALLE S.A. seguirá lo establecido en las políticas del Código de Conducta.